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第 1 节 如何撰写一份出色的职位说明书（第1页）

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通常情况下，外企会把需要员工做的所有事情用文字描述固化下来，一个重要的文本就是职位说明书。职位说明书是对现有职位的工作职责、任职资格等情况的真实描述，是公司开展内部管理的基础。

谁负责撰写职位说明书？

一般而言，该职位的上级经理负责制定其下属的职位说明书。部门负责人是本部门所有职位的管理者，也是编制职位说明书的主要责任人。主管和下属应该通过讨论的形式，让双方认可职位说明书的内容。人力资源部负责提供职位分析方法和职位说明书模板。

还有些公司的职位说明书是人力资源部撰写的，职位说明书需要经过该职位的上级经理、部门经理的确认。

下面这张图显示了在撰写职位说明书的过程中，人力资源部、业务经理和员工的职责以及相互关系。

然而，不得不承认的是，现代企业的发展日新月异，薪酬经理在做好职位说明书的撰写、收集、整理、存档工作后，很多职位都已经发生变化了，甚至原来的部门也已经发生了变化。

为了应对快速变化的组织结构，很多公司采用了以下办法：

·职位说明书电子化、模块化。为了能够快速留存、修改、查阅职位说明书，很多公司开发了人事管理信息系统。这样既加快了信息维护速度，提高了工作效率，还将职位说明书的常用术语、工作内容模块化，便于公司管理和维护。

·采用外部咨询公司提供的职位说明书范本，在此基础上适当修改后使用。很多从事薪酬调研工作的咨询公司会根据所调研的行业情况，总结该行业内的职位情况，汇编成标准的职位说明书手册。

·采用「职位族群」的描述办法。职位族群（JobFamily，JobGroup）是一系列从事类似工作，需要类似的知识、技能和素质要求（尽管要求的等级不同）的职位组合。通俗地说，采用职位族群的方法之后，人力资源部不必再针对某一个职位进行描述，而是针对某一类职位进行描述。这样的管理方式具备一定的稳定性。

职位说明书的内容和撰写

职位说明书是表述工作分析结果的人力资源管理文件。编写职位说明书是工作分析的重要环节，也是重要输出结果之一。

很多公司管理者总希望职位说明书包含的内容越多越好。事实上，做任何事情都需要适度。内容丰富固然有利于员工开展工作，但是公司要花费较多的人力成本去维护。

那么，一份全面的职位说明书到底需要包含哪些信息呢？

表1列出了职位说明书的基本要素。

表1?职位说明书的基本要素

（1）基本信息：说明这个职位有别于其他职位的基本信息。内容包括职位名称、所在部门、任职者姓名、直属上级职位、审批部门、审批日期、工作地点、职位编号等。具体形式如表2所示。

表2?职位基本信息

目前外资企业开展职位编号管理时一般遵循以下几个原则：

·唯一性——不同职位在公司内部具备唯一编号的原则；

·层级性——职位编号能够体现出不同职位的汇报层级和汇报关系；

·属地性——职位编号能够体现不同国家地区部门二级部门（等），以及同一部门内部不同管理职位之间的隶属关系。

案例分享一：某跨国公司A职位编号与规划范例

职位编号的总规则及举例

总体构成规则：分公司代码—部门代码—职位顺序号。

例如，AB分公司人力资源部福利助理的职位编号是：ABGS-HR-B-02。构成方法是：AB分公司的代码是ABGS;人力资源部门的代码是HR；在其人力资源部经理下有一个职位是薪酬福利经理（职位编号ABGS-HR-B），此职位下设若干职位，其中一个是福利助理职位，则命名为ANBGS-HR-B-02。

①职位汇报层级代码：每增加一个汇报层级，就增加一个分隔符「-」。

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